Em toda a atividade da Labfit no que respeita à interação com os seus clientes e prestação de serviços é garantida a total confidencialidade que valorizamos como critério fundamental para a manutenção da confiança depositada nesta empresa. Este compromisso, no qual estão envolvidos todos os colaboradores e empresas de serviços contratadas pela Labfit, garante a não divulgação da identificação dos clientes, serviços prestados e resultados dos mesmos, exceto quando expressamente autorizado pelos titulares dos dados ou imposto por obrigações legais ou contratuais.
No que respeita aos dados pessoais (referentes à identificação de indivíduos vivos), a Labfit, os seus colaboradores e as empresas de prestação de serviços contratadas pela Labfit cumprem o disposto no Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD- Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016). Uma vez que a atividade da Labfit envolve maioritariamente relações comerciais com empresas (cujos dados não são abrangidos pelo referido Regulamento) os pontos a que se refere o cumprimento desta legislação, no âmbito desta atividade são os seguintes:
- Dados pessoais de colaboradores de empresas e outras entidades com as quais a Labfit estabelece relações comerciais (por exemplo endereços de email nominativos) não são divulgados a outras entidades, a menos que recebam, para tal, autorização explícita.
- Os dados pessoais de colaboradores enquadram-se numa relação contratual que não carece de consentimento explícito para os fins a que se destinam. Estes dados não são tratados, dispensados ou transmitidos fora do âmbito descrito, a menos que exista, para tal, uma autorização explícita.
- Em projetos de investigação que envolvam a participação de voluntários (ou amostras biológicas de voluntários) a recolha, tratamento e armazenamento de dados pessoais é previamente definida tendo em conta a minimização dos dados recolhidos e submetida a apreciação por uma Comissão de Ética idónea. Nesses casos, e segundo o princípio da transparência, o documento de Consentimento Livre e Informado explica claramente, em linguagem simples e acessível, quais os dados pessoais recolhidos durante a investigação, o seu tratamento, prazo de retenção e armazenamento salvaguardando o acesso restrito e controlado a que estes dados estão sujeitos na Labfit. Nos casos em que o tratamento serve fins múltiplos é solicitado consentimento para todos esses fins. Em todos os casos, os dados não são facultados a terceiros, nem armazenados em base de dados, sem que se disponha de autorização explícita dos voluntários.
- O sistema de recolha e arquivo de dados pessoais implementado na Labfit segue os princípios de maximização de segurança e de proteção da privacidade dos cidadãos mantendo, deste modo, o mínimo risco para os direitos dos titulares desses dados. No caso de se identificarem violações de segurança dos dados pessoais, o risco e a necessidade de notificação à Comissão Nacional de Proteção de Dados, embora pouco provável, será avaliada à luz do disposto no RGPD, pela Labfit.
- No que respeita aos dados pessoais recebidos no contexto de processos de candidatura de emprego (programada ou espontânea) a Labfit define que os Curricula a que tem acesso são armazenados pelo período máximo de um ano, findo o qual os documentos são destruídos e os contactos de email eliminados do sistema. Os candidatos são informados por email (pela administração ou pelo secretariado) sobre os procedimentos implementados na Labfit relativamente a este tratamento de dados pessoais.
- A eliminação de documentos em papel contendo dados pessoais é realizada por destruição de documentos que garante a não identificação dos titulares. A eliminação de ficheiros digitais é realizada apagando os ficheiros definitivamente da memória dos suportes informáticos.
- O RGPD prevê que os cidadãos possam solicitar a eliminação dos seus dados pessoais da base de dados onde estão inseridos (direito ao esquecimento). Para dar satisfação a esta solicitação deverá, o titular, contactar diretamente a Labfit (por escrito - email ou endereço postal) requerendo formalmente este processo. O titular deverá, contudo, ter em conta que esta eliminação não terá nunca efeitos retroativos em relação a documentos já emitidos (por exemplo relatórios de estudos) nem incluirá informações que a Labfit é obrigada a preservar no contexto da gestão do estudo realizado.
- Se aplicável e, sempre que formalmente solicitado, será a informação individual organizada adequadamente de modo a ser transferida para o destino que o requerente, sendo o próprio, o entender.
- Para além do esquecimento/apagamento de dados e sua portabilidade, terão os proprietários de dados pessoais fornecidos livremente à Labfit, a possibilidade de acesso (verificar quais os dados pessoais do titular que estão na posse da Labfit), retificação (correção de dados que se encontram errados ou desatualizados) ou limitação do processamento dos mesmos, bastando a sua requisição formal tal como descrito para o esquecimento de dados.
Atualização 13/09/2018